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Pour quelles missions avez-vous besoin d’une secrétaire indépendante ? 

    • Pour pallier un surcroît de travail,
    • Pour remplacer votre secrétaire absente,
    • Pour un besoin de quelques heures d’une assistante,
    • Pour vous consacrer pleinement au développement de votre entreprise.

Qu’est-ce que le télé-secrétariat ?

Le télé-secrétariat, c’est utiliser un service nouveau qui s’avère être une alternative particulièrement économique aux situations habituelles du travail temporaire et du temps partiel.

Le donneur d’ordre et la secrétaire échangent leurs informations soit en direct soit en utilisant les technologies informatique et téléphonique d’aujourd’hui.

La télésecrétaire s’engage à produire un service de qualité à ses clients tout en étant très productive car elle recherche le rendement dans son propre intérêt.

De plus, plus de contraintes d’embouteillage, de pollution, puisque l’assistante travaille à distance pour le respect de l’environnement.

Les avantages de travailler
avec un secrétariat externalisé

 

Les gains financiers :

  • Pas de charges sociales ni d’autres dépenses liées au personnel (visite médicales, taxe professionnelle, formation continue …),
  • Établissement de devis (vous connaissez à l’avance vos dépenses),
  • Pas de minimum de facturation,
  • Pas d’investissement (locaux, matériel informatique et bureautique),
  • Vous ne payez que le temps de travail réellement effectué (pas de RTT, pauses…).

La simplicité :

  • Pas d’embauche,
  • Pas d’engagement de longue durée obligatoire,
  • Pas de formalités administratives ni de contrat de travail,
  • Uniquement un devis à retourner signé accompagné de votre acompte.

La flexibilité :

  • Travaux effectués dans les meilleurs délais et en toute confidentialité,
  • Contact par téléphone, mail ou chat, votre assistante est toujours joignable,
  • Flexibilité des horaires pour répondre à vos urgences !

La polyvalence :

  • Votre secrétaire s’adapte à vos besoins tant sur la maîtrise des outils informatiques pour les logiciels du pack office nécessitant des compétences spécifiques (excel et les tableaux croisés dynamiques …) que sur la gestion d’une entreprise.
  • Titulaire d’un BTS Assistante de Gestion PME-PMI depuis 1999, l’assistante pourra vous seconder sur les différentes fonctions nécessaires au bon développement de votre entreprise (marketing, communication, gestion…).
  • Entourée d’une équipe de professionnelles, vous pourrez bénéficier des meilleures prestations en accueil standard téléphonique et prise de rendez-vous …


Fonctionnement d’un télé-secrétariat

 

Le fonctionnement général avec une télé-secrétaire :

  • Vous nous contactez par e-mail, fax ou téléphone,
  • Nous discutons des termes de l’intervention : contenu, niveau d’urgence, conditions financières (mission ponctuelle ou forfait) et établissons un devis,
  • Vous signez le devis pour accord et versez un acompte,
  • Vous recevez une facture immédiatement après la prestation ou en fin de mois pour les prestations régulières.

La pratique :

  • Lors de l’établissement du devis, la télé-secrétaire vous propose diverses solutions de restitution :
    – mail,
    – fax,
    – courrier postal (frais demeurant à votre charge),
    – coursier  (frais demeurant à votre charge).
  • Sur le support de votre choix :
    – papier,
    – cd rom, dvd rom, clé usb,
    – électronique et informatique (mail et bureau virtuel),
    – coffre fort électronique.

La retranscription :

 (Les détails sur la retranscription)

  • Vous dictez/enregistrez vos rapports, vos réunions, vos conférences etc. sur votre PC ou sur tout autre support audio.
  • La télésecrétaire peut également se déplacer en vos locaux et prendre des notes pendant la réunion.
  • L’envoi de vos fichiers peut-être effectué simplement par e-mail.
  • La transcription est effectuée selon le niveau souhaité (texte intégral, textes retravaillés, etc.). La correction et la relecture valident la transcription.
  • Nous vous livrons les travaux via le bureau virtuel où vous disposez d’une boîte aux lettres personnalisée et où vous pouvez supprimer vos fichiers vous-même. Le retour des documents peut également être effectué simplement par e-mail ou par courrier.

Vous recevez un avis de réception de votre document vous informant du délai d’exécution. Vous disposez par télécopie, courrier ou e-mail de vos documents frappés et rendus.

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