PRESTATIONS D'UN SECRÉTARIAT EXTERNALISÉ

(Non exhaustives ! contactez-moi pour d’autres prestations)

Je réalise vos travaux de secrétariat/gestion à distance ou sur site en toute discrétion et confidentialité, deux valeurs fondamentales de mon métier.

ASSISTANAT - OFFICE MANAGER

COMMERCIAL - GESTION

Rattachée à la direction générale, cette fonction a pour but de délester ses supérieurs hiérarchiques d’un bon nombre de fonctions et de responsabilités (gestion administrative du personnel, gestion des services généraux, suivi des budgets, gestion des flux d’information, etc.).

Ce poste « touche-à-tout » exige donc que son titulaire serve d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc.), et entre la direction générale et le personnel. 

  • Gestion de l’assistanat du directeur général,
  • Communication interne et externe en gérant les flux d’informations,
  • Gestion des services généraux,
  • Prise en charge des appels téléphoniques,
  • Gestion de l’agenda,
  • Organisation des réunions et des différents événements internes,
  • Organisation de manifestation événementielles,
  • Saisies de devis, factures, commandes,
  • Gestion de stocks,
  • Relances d’impayés,
  • Paiements des fournisseurs…
  • Préparation des éléments à remettre au comptable : factures d’achats, de ventes, relevés de compte, note de frais, identification des règlements clients et fournisseurs…
  • Création, saisie et mise à jour de tableaux de bord, 
  • Suivi de budgets,
  • Gestion de trésorerie,
  • Reporting,
  • Vérification des notes de frais, des salaires
  • Mise en paiement selon vos processus internes…
  • Utilisation des ERP interne aux entreprises

APPEL D'OFFRE

GESTION DU PERSONNEL

  • Détection des appels d’offres et analyse des dossiers de consultation
  • Constitution du dossier  
    • DC1 – DC2
    • Collecte des documents (assurances, urssaf, attestation de bonne réalisation des précédents marchés…)
    • Relecture et mise en page du mémoire technique, remplissage du BPU, du DQE…
  • Envoi du dossier « papier » ou en format électronique (normalement obligatoire à partir d’octobre 2018)
  • Saisies des contrats de travail, avenants et attestations selon trame existante,
  • DUEsuivi des visites médicales, mise à jour du registre du personnel,
   FORMATION
  • Réalisation des dossiers de formation pour prise en charge par les OPCA, conventions et documents types,
  • Réalisation du bilan pédagogique pour les centres de formations …

COMMUNICATION

SITES WEB - BLOG - RÉFÉRENCEMENT

  • Réalisation de plaquettes, brochures, affiches…
  • Mailing et e-mailing

    RÉSEAUX SOCIAUX

  • Création de profils personnels pages d’entreprise sur Facebook, Twitter, Linkedin…
  • Animation et mise à jour des informations

Consulter la page des sites web pour plus de détail

En partenariat avec des consœurs de confiance :

  • Permanence téléphonique : Un accueil téléphonique personnalisé et professionnel à votre image, prise de rendez-vous et gestion d’agenda, communication des messages selon vos consignes.
  • Téléprospection : Ma consœur avec qui je travaille depuis des années sur cette prestation, saura répondre à votre besoin sur tout type de secteur d’activité, selon vos indications.
  • Relecture et correction : Plus de faute de d’orthographe, de grammaire et de syntaxe dans vos écrits : rapports, dossiers, mémoires
  • Montage de vos dossiers de certifications pour le Bâtiment.
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